3,5 millió dokumentumot digitalizál a Tesco a papírmentes iroda bevezetésével

Kiss Ádám Zoltán, 2010. október 29. 09:31

A NetLock és a HABEL megoldásainak bevezetésével a Tesco az FMCG szektorban Magyarországon elsőként valósítja meg a teljes körű – bejövő és kimenő számlákat is érintő – hiteles elektronikus dokumentumkezelést: visszamenőleg 3,5 millió dokumentumot digitalizálnak, hitelesítenek, és archiválnak elektronikusan.

A Tesco pénzügyi osztálya korábban beérkező és kimenő bizonylatait és dokumentumait nagy mennyiségben papír alapon állította elő, dolgozta fel, és tárolta. A dokumentumok elkallódtak, későn érkeztek meg, valamint nehézkessé vált a nyomon követhetőség, és a számonkérés. A papíralapú dokumentumok kezelése, fizikai tárolása és a logisztikai költségek is jelentős összeget tettek ki. Az egyébként is időigényes folyamatokat tovább lassította, hogy egy-egy dokumentum manuális kikeresése akár órákat is igénybe vett az alkalmazottak részéről.

A Tesco annak érdekében, hogy a mindennapi folyamatok rugalmasabbak és gördülékenyebbek legyenek, a HABEL dokumentumkezelő és archiváló rendszerét, valamint a NetLock elektronikus hitelesítő és archiválási megoldásait vezeti be. Az első lépés a mintegy 3,5 millió dokumentum digitalizálása, hitelesítése és archiválása volt, majd ezt követte a mindennapi munkafolyamatok átalakítása, melynek során napi 3.000 beérkező dokumentumot dolgoznak fel. Az új folyamat szerint a dokumentumokat a HABEL dokumentumkezelő rendszer segítségével digitalizálják, melyeket a szkennelés pillanatában már a NetLock által kifejlesztett Központi Hitelesítő Rendszert lát el elektronikus aláírással és időbélyeggel, majd közös interfész kapcsolat útján kerülnek a HABEL archívumba. A digitalizálást követően az archivált dokumentumok földrajzi elhelyezkedéstől függetlenül azonnal rendelkezésre állnak.

Az új megoldás jelentős költségmegtakarítást tesz lehetővé, mivel többek között megszűntek a papíralapú dokumentumok előállításával, és tárolásával járó logisztikai költségek. Hatékonyabb működést eredményezett, hogy a munkafolyamatok felgyorsultak, az archiválás és visszakereshetőség pedig gyors és egyszerű. A használatban lévő szoftverek között interfész kapcsolat van, és minden felhasználói tevékenység nyomon követhető az archívumban. Az egyidejű dokumentumkezelés mellett, a HABEL jogosultságkezeléssel kizárólag a kompetens kollégák láthatják a dokumentumokat, és a rendszerből nagyszámú adat nyerhető ki különböző riportokhoz.
 

Infogazdaság ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A Széchenyi István Egyetem közreműködésével magyar műhold vizsgálja az aszályos területeket

Hiánypótló kutatás zajlik a győri Széchenyi István Egyetem részvételével, amelynek keretében egy műhold ad rendszeresen távérzékelt adatokat Magyarország területéről. A konzorciumban megvalósuló európai uniós projekt során az intézmény Albert Kázmér Mosonmagyaróvári Kara az űrből érkező információkat elemzi és kontrollálja az aszályos időszakok hatásainak enyhítése érdekében. 

2024. november 2. 15:26

Számos MI-t használó alkalmazással ismerkedhettek meg a résztvevők a Mobile Broadband Forum kiállításon

Már több mint három millió mesterséges intelligenciára képes alkalmazás készült világszerte, túlszárnyalva a hagyományos alkalmazások számát – derült ki a 2024-es Isztambulban megrendezett Global Mobile Broadband Forum (MBBF) során. 

2024. november 2. 11:54

Még két hétig jelentkezhetnek az IT hallgatók a K&H STEM ösztöndíjpályázatára

Meghosszabbítja két héttel STEM pályázatának leadási határidejét a K&H bank, hogy minél több egyetemi hallgató vehessen részt a kezdeményezésben. Az új határidő szerint november 17-én éjfélig fogadja a pénzintézet a pályamunkákat. A pályázatra – amelyben nyolc aktuális, innovatív téma közül választhatnak a jelentkezők – hazai IT képzést nyújtó egyetemek hallgatói jelentkezhetnek két kategóriában: mesterképzés és alapképzés. A nyerteseket szakmai zsűri választja ki, és akár 500.000 forint értékű díjazásban is részesülhetnek.

2024. november 2. 10:12

Globális adózási jövőkép: Paradigmaváltás az ENSZ kezdeményezésében?

A nemzetközi adózás szabályrendszerében jelentős változás közeleg: az ENSZ új adóügyi keretegyezményen dolgozik, amely az OECD jelenlegi reformjaitól eltérő módon kínálna megoldásokat, különös tekintettel a fejlődő országok érdekeire. A tervezett rendszer átfogó célja, hogy a multinacionális vállalatokat és vagyonos magánszemélyeket is érintő, méltányosabb és átláthatóbb globális adózási környezetet teremtsen. Vajon milyen hatással lesz mindez a digitális gazdaságra, és hogyan befolyásolja majd a már bevezetés alatt álló globális minimumadót?

2024. november 1. 12:09

Az LG ismét a TOP 100 márka között

Az LG Electronics (LG) jelentős előrelépést tett a globális piacon innovatív márkastratégiájával, ennek köszönheti, hogy ismét a legkiemelkedőbb globális márkák között szerepelhet.

2024. október 30. 20:19

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Gépek is rajthoz állnak a most induló Országos IT Megmérettetésen

2024. október 28. 18:06

Megnyitott a Vatera Galéria, a válogatott műtárgyak új platformja

2024. október 22. 15:25

Egy év alatt 45 milliárd forintot loptak el tőlünk a digitális bűnözők

2024. október 15. 16:51

Idén már ezernél is több résztvevőt várnak a Service Design Day-re

2024. október 7. 09:59