Nem vész el, és át sem alakul

Iratkezelés állami szinten

Fekete Gizella, 2000. június 22. 16:22
Vállalati szinten sem egyszerű az iratkezelés elektronikus útra terelése. Ahány osztály, főosztály, igazgatóság, annyiféle módon érkeztetik, küldik a leveleket, a véleményezésre váró, illetve onnan visszaérkező iratokat, utasításokat - és még sorolhatnánk (ld. Business Online, 1999. 8-9.) Az egységesítést megcélzó iratkezelő projektek a versenyszférában is megannyi buktatót hordoznak. Az államigazgatás bürokratikus útvesztőjében rendet teremteni azonban - még határozott központi szándék mellett is - nagyságrendekkel nehezebb feladat.
Itt minden minisztérium és minden ahhoz tartozó szervezet külön-külön cégként fogható fel. Ugyanakkor ezeknek számtalan területen együtt kell működniük, ami például hatalmas mennyiségű iratcserét és -szétosztást, véleményeztetést jelent. Főként, ha ehhez még a közigazgatási szervekkel, hatóságokkal, civil szervezetekkel, a lakossággal történő hivatalos levelezést és dokumentumcserét is hozzávesszük.

Az államigazgatási szervek szabványos és biztonságos elektronikus kommunikációja már évek óta megoldott, és jól vizsgázik, de a papír alapú dokumentumok elektronikus útra terelése csak mostanában látszik megvalósulni. Az ITB által 1998-ban jóváhagyott, a MeH égisze alatt zajló kormányzati iratkezelőrendszer-projekt felelőse, Magyar Zsuzsanna kormány-főtanácsadó, a MeH Informatikai Helyettes Államtitkárságának főosztályvezetője foglalja össze a jelenlegi állapotot és a jövőben várható további eredményeket.

Jövőre már papír nélkül (is)

"A kormányzati rendszerbe illeszkedő, ott elsőként bevezetésre kerülő alkalmazás elképzeléseink szerint egy kormányrendelettel fokozatosan valamennyi központi államigazgatási intézményre kiterjeszthető. A KIR nem váltaná ki, csak kiegészítené a jelenleg érvényben lévő, a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervezetek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998.(III.6) Korm. rendeletet, az - amíg csak létezik papíralapon működő szervezet - megmarad. A kísérleti projektben önkéntes jelentkezés alapján jelenleg négy minisztérium (OM, GM, HM, EüM), kötelező jelleggel pedig - mint az államigazgatási szervezetek iratkezeléséért felelős szervezet - a MeH vesz részt. Túl vagyunk az elektronikus iktatási felületek és a kormányzati levelezőrendszerrel való kapcsolat kialakításán, a KIR üzembe helyezésén. Most folyik az említett öt területen a bevezetés. A jelenlegi állapot ismeretében a kötelező használatba vételhez reális időpontnak látszik 2001. január 1. A kormányrendelet szövege már elkészült, és várhatóan májusban, az elektronikus aláírásról szóló törvénykoncepcióról megszülető döntéssel, az eddigi legnagyobb akadály is elhárul. A bevezetéshez szükséges költségek elkülönítéséhez is jó időben vagyunk" - bizakodik Magyar Zsuzsanna.

A kormányzati iratkezelő rendszer (KIR) projekt célkitűzései

A KIR

- támogatja az állam- és közigazgatáson belül eltérő szervezeti formákban (központi, osztott, vegyes) történő iratkezelés működését,

- követi az iratok mozgását azok nyilvántartásba vételétől a selejtezésig, támogatja az iratkezelési funkciókat,

- megteremti az elektronikus iratok elkészítésének és aláírásának, valamint azok irattározásának és archiválásának lehetőségét,

- kezeli az összetett jogosultságot, beosztást és szerepkört,

- egységes elvek alapján - hasonló felületen és módon, de tárolásban és jogosultságban elkülönülten - kezeli a minősített anyagokat,

- szabványos címtár szerinti kezelést biztosít az egységes, központilag karbantartott felhasználói és partneradatok számára,

- lehetővé teszi az iratok archiválását és formai megtekintését.

"Mivel a KIR a kormányzati informatikai rendszernek csak egyik, bár igen fontos alkalmazása lesz, a teljes rendszer kialakítását befolyásoló szempontokról is érdemes néhány szót szólni. A rendszer tervezésekor számba vesszük a jövőben kialakítandó alkalmazások összességét. Ezt követően meghatározzuk a közös adatbázist használó, illetve a webtechnológiát igénylő területeket, majd az ugyanazon levelezési, fájl- és directorystruktúrákhoz forduló résztvevőket. A tervezésnél és kivitelezésnél persze tekintettel kell lennünk majd más alkalmazásokra is" - sorolja a most felálló rendszerrel kapcsolatos feladatokat a főosztályvezető.

Nem lesz sétagalopp

A versenyszférában zajló, valamint a KIR-hez hasonló állami-, illetve közigazgatási projektek legjelentősebb különbségeit Magyar Zsuzsanna szerint a célok szintjén kell keresni. "Míg az üzletei szférában nagyon határozott és nagyon egyszerű, a vállalat valamennyi munkatársa által könnyen elfogadható célokat lehet megfogalmazni, addig az államigazgatási szervezeteknél sokféle kis cél és kis érdek létezik. A bonyolult alá- és fölérendeltségi viszonyok miatt sokkal nehezebben születnek meg a (politikai és szakmai csúcsvezetők elgondolásainak is megfelelő) határozott utasítások. Ezért azokkal a vezetőkkel lesz könnyebb elfogadtatni a rendszert és a bevezetésével járó változásokat, ahol képesek leszünk kidomborítani a vezetőket érintő előnyöket. Ezeket érzékelve érdekük lesz az ügyvitellel foglalkozó munkatársakkal is elfogadtatni a rendszert. Fontos pozitívum számukra, hogy a rendszer alkalmazásával az ügyintézés átláthatóvá válik, az iratok tartózkodási helye és ott töltött ideje nyomon követhető. Talán a legnagyobb erény, hogy a KIR alkalmazásával megszűnik a köz- és államigazgatás réme, az eltűnt, elkallódott irat."

"A MeH a kabinetek, az önálló államtitkárságok miatt ügyviteli szempontból különösen nehéz terepnek számít. Az itteni sikeres bevezetés és a használat elfogadtatása után, úgy gondolom, a kiterjesztés már szinte gyerekjáték lesz" - reménykedik Magyar Zsuzsa. "A 2001-es határidő tartásához az év első felében meg kell szerveznünk az egymással iratforgalmilag kapcsolatban levők ügyvitelét. Emellett át kell dolgoznunk az iratkezelési szabályzatot, annak ellenére, hogy ez utóbbiról már most tudható, hogy halott dolog. Életszagú körülmények között minden ügykezelő - az érvényes iratkezelési szabályzaton belül - magának szervezi a munkát. Ezért a munkarendet, az említett szabályzat betartására ügyelve, szervezetenként kell kialakítani. A nyilvántartás mellett ügykezelésről is szól a KIR. A megszületett, majd véleményezésre kiküldött és visszaérkezett iratok alapján hozott intézkedések - sokszorosítva és ismét szétküldve - a célhelyükre élve önálló életre kelnek. Ezt a rendszer, az ügy bizonyos pontjaihoz rendelt felelősöket, határidőket is figyelve, tovább követi."

A katalizátorok

"A külső kényszer sok esetben hatásosabb, mint a belülről történő győzködés" - mondja Magyar Zsuzsa. "Jó példa erre az iratok minősítésével kapcsolatos hercehurca, melynek esetében az évekig tartó belső huzavonát villámgyorsan megfelelő mederbe terelte a harmadik fél, jelen esetben a NATO. Felvételünk kapcsán - vitát nem tűrően - ugyanis az ottani követelményekhez kell igazodnunk; a titokvédelmi törvény régóta aktuális módosítása a jogharmonizációnak köszönhetően megtörténik. Úgy gondolom, ugyanilyen hatása lehet az EU-nak is."

Az elektronikus irat

Felhasználási lehetőségek: elektronikus kereskedelem, elektronikus kormányzat és polgárbarát közigazgatás.

Követelmény: a kézi aláírással jogilag egyenrangú elektronikus aláírás.

Szabályozási alapelvek: a minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus irathoz teljes bizonyító erejű magán-, illetve közirati minőség kapcsolandó.

Bevezetéséhez (Németországhoz és Olaszországhoz hasonlóan) többrétegű jogi struktúrával kialakított szabványosítási keret, illetve a törvényhozási és műszaki szabványok kombinációja szükséges.

A nemzeti megvalósítás négy szintje:

- nemzeti törvények,

- magas szintű nemzeti rendeletek (felügyeletről, követelményekről stb.),

- nemzetközi működési és minőségi szabványok (konformitásvizsgálat)

- nemzetközi interoperatibilitási szabványok.

A hazai jogalkotási helyzet

Az elektronikus aláírásról és iratról szóló törvény 2000. év végi megszületéséhez készülő közös IM-KHVM előterjesztésnek tartalmaznia kell a fentiek hatását, következményét a költségekre (államháztartásra), a társadalomra és a gazdaságra, az igazgatási rendszerre nemzetközi szinten és minden itt nem felsorolt területen, ezen túl indokoltságát és alkalmazhatóságának feltételrendszerét.

A törvényi szabályozás várható ideje: 2000. IV. negyedév.

A vihart, a hőséget és a jegesedést is jelzik az E.ON új meteorológiai állomásai

Az áramhálózatok fokozottan kitettek a viharos erejű szél, a tartós hőség és a jegesedés negatív hatásainak. Az E.ON Hungária Csoport célja, hogy időjárástól függetlenül biztosítson zavartalan áramellátást ügyfelei számára, ehhez pedig szükség van részletes időjárási adatokra, hogy a cég a veszélyhelyzetekre időben fel tudjon készülni.

2024. november 22. 10:15

A Sony bejelenti második generációs zászlóshajóját, az Alpha 1 II fényképezőgépet

A Sony bemutatja a második generációs Alpha 1 II zászlóshajóját, egy új full frame, tükör nélküli, cserélhető objektíves fényképezőgépet, amelyet a Sony legmodernebb AI feldolgozóegységével működik. A fényképezőgép körülbelül 50.1 megapixel (MP) effektív felbontású érzékelővel rendelkezik, akár 30 fps sebességgel, AF/AE-követéssel képes elsötétedésmentes sorozatfelvételt készíteni, torzításmentes zárral van ellátva, és továbbfejlesztette a képtisztaságot a közép- és magastónusok érzékenységénél. 

2024. november 21. 20:54

Az új Sony objektív nagy felbontást, gyönyörű bokeh-t és fejlett autofókuszt kínál

A Sony bejelentésével új utat tör: az FE 28-70mm F2 GM prémium E-bajonettes objektív a teljes zoomtartományban nagy, F2-es rekesznyílással büszkélkedhet, így gyönyörű bokeh-t, nagy felbontást és egyedülálló autofókuszt biztosít állóképekhez és videófelvételekhez, nem beszélve a prímobjektívek minőségével vetekedő élességről és kontrasztról. 

2024. november 21. 19:31

A digitális bankolás jövője: személyre szabott ügyfélélmény és új generációs technológiák

A Deloitte legfrissebb, Digital Banking Maturity 2024 kutatásának eredményeiből kiderül, hogy a COVID-19 járvány idején elindult digitalizációs folyamatok nemhogy nem lassultak, hanem új lendületet kaptak a bankszektorban az elmúlt évek során, alkalmazkodva az ügyfelek folyamatosan bővülő igényeihez. A fejlesztések fókuszában a funkciók mennyisége helyett, egyre inkább a személyre szabottság, az ügyfélélmény fokozása és a költséghatékonyság kapott hangsúlyt. Emellett a korábban elhanyagolt területek, például a digitális jelzálog is előtérbe kerültek.

2024. november 21. 17:59

MyPhoneExplorer 2.2.0

Android mobiltelefonokhoz alkalmazható szinkronizáló program. Telefonkönyv, SMS, híváslista, naptár, üzenetek és hasonló feladatok ellátására szolgáló kitűnő alkalmazás, ami Outlook Express és Thunderbird címjegyzék támogatással is rendelkezik.

2024. november 21. 17:11

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Huszadik alkalommal adták át a Hégető Honorka-díjakat

2024. november 21. 16:58

Hosszabbít ’Az Év Honlapja’ pályázat!

2024. november 19. 09:54

Törj be a digitális élvonalba: Nevezz ’Az Év Honlapja’ pályázatra!

2024. november 14. 16:36

A virtuális valóság az egészségügyet is forradalmasíthatja

2024. november 12. 18:01