Papírkorszaki magyar vállalatok

Felmérés a vállalatok dokumentumkezelési gyakorlatáról

forrás Prim Online, 2012. szeptember 6. 13:51

A magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ dokumentumkezelő rendszert, a beérkező dokumentumokat jellemzően még papír iktatókönyvben tartják nyilván, míg az iratok cégen belüli megosztását elsősorban fénymásolással és szkenneléssel oldják meg – derült ki a DMSONE és a GKIeNET közös kutatásából. A dokumentumok kezeléséből adódó leggyakoribb probléma az iratok elvesztése, mely a vállalatok közel egyötödénél fordult már elő.

A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik, ennek ellenére a cégek többsége (62%-a) még jellemzően papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, sőt, még a „kockás füzet” használata is előfordul – derül ki dokumentumkezelő rendszerek szakértője, a DMSONE Zrt. megbízásából a GKIeNET által készített felmérésből, mely a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű vállalatokat vizsgálta. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.

Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére. „A felmérés is rávilágít arra, hogy ugyan a vállalatok szeretnék javítani a dokumentumkezelési folyamataikat, de nem feltétlen tudják, hogy erre egy szoftver jelenthet megoldást” – mondta el Varga László, a DMSONE operatív igazgatója. A hatékonyabb dokumentumkezeléstől egyébként a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, ugyanakkor a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék jegyezte meg.
 
Az elveszett iratok jelentik a legnagyobb problémát
 
A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat. „Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése ezekre a problémákra is megoldást jelent, hiszen minden egyes beérkező dokumentum azonnal rögzítésre kerül egy központi adatbázisban, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz” – emelte ki Varga László.
 
A DMSONE statisztikájának háttere:
 
A közép- és nagyvállalatok dokumentumkezelési gyakorlatára vonatkozó adatok a GKIeNET 2012 április-májusában végzett számítógéppel támogatott telefonos kutatásából származnak. Az összesen 115 vállalat megkérdezésével készült felmérés eredményei a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű társas vállalkozásokra árbevétel-kategória szerint reprezentatívak.
Kulcsszavak: trend felmérés

Trend ROVAT TOVÁBBI HÍREI

A Széchenyi István Egyetem közreműködésével magyar műhold vizsgálja az aszályos területeket

Hiánypótló kutatás zajlik a győri Széchenyi István Egyetem részvételével, amelynek keretében egy műhold ad rendszeresen távérzékelt adatokat Magyarország területéről. A konzorciumban megvalósuló európai uniós projekt során az intézmény Albert Kázmér Mosonmagyaróvári Kara az űrből érkező információkat elemzi és kontrollálja az aszályos időszakok hatásainak enyhítése érdekében. 

2024. november 2. 15:26

Számos MI-t használó alkalmazással ismerkedhettek meg a résztvevők a Mobile Broadband Forum kiállításon

Már több mint három millió mesterséges intelligenciára képes alkalmazás készült világszerte, túlszárnyalva a hagyományos alkalmazások számát – derült ki a 2024-es Isztambulban megrendezett Global Mobile Broadband Forum (MBBF) során. 

2024. november 2. 11:54

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Gépek is rajthoz állnak a most induló Országos IT Megmérettetésen

2024. október 28. 18:06

Megnyitott a Vatera Galéria, a válogatott műtárgyak új platformja

2024. október 22. 15:25

Egy év alatt 45 milliárd forintot loptak el tőlünk a digitális bűnözők

2024. október 15. 16:51

Idén már ezernél is több résztvevőt várnak a Service Design Day-re

2024. október 7. 09:59